זהירות משבר לפניך

צוות משברים, הודעה לתקשורת ומסיבת עיתונאים
מרגע שהמשבר הגיע לידיעת הכתבים, יתחילו כלי התקשורת להתחרות ביניהם על גילויים חדשים ועל תשומת לב הציבור. תגובתנו, כמו שנאמר, עלולה להתעכב אצל עו"ד, ובעולם התקשורת המהירה של ימינו, דיון ממושך ב"מחדלי" החברה, ללא נוכחותנו בהסברה ובקרת הנזק, גם אם לא יארך יותר ממספר שעות, עלול להיות בעל תוצאות הרסניות, לכן יש לפעול במהירות המרבית.
לפני הכל הקימו צוות משברים – רצוי שתדעו מראש מי חבר בצוות ומה תפקידו , צוות זה ראוי שיכלול את המנכ"ל, עו"ד או יועץ משפטי, יועץ מדעי – במידת הצורך גייסו גם יועץ מדעי חיצוני (שוב, מראש ניתן יהיה להיות מוכנים טוב יותר ) וכמובן – יועץ תקשורת. נתקו את הצוות מכל יתר המשימות והניחו לו לטפל במשבר.
הצעד הבא הוא הוצאת הודעה לתקשורת. ההודעה הראשונה חייבת לכלול את כל מה שידוע לחברה בעת הכנתה, בכפוף כמובן להמלצות הגורמים המשפטיים.
אנחנו מציעים לבדוק עם עו"ד ולנקוט במדיניות של שקיפות ונטילת אחריות של הדרג הגבוה ביותר. חשוב לשדר אמפתיה כלפי הנפגעים, להפגין כלפיהם רגישות וחמלה, להזדהות עם סבלם והצער שנגרם להם ולהציע את מירב התמיכה במסגרת החברה. על הפניה להיות אישית, של הדרג הגבוה ביותר לנפגעים עצמם ולציבור כולו.
למרות המהירות, יש צורך להתכונן. שננו תשובות, בדקו מה עלולות להיות השאלות והטענות המופנות כלפיכם, התכוננו מראש באמצעות סימולציה (עדיף שהשאלות הקשות יישאלו בפעם הראשונה בחדר סגור מאשר בשידור חי בטלוויזיה). הצטיידו בכל הפרטים הידועים והכינו תשובות לכל השאלות, קשות כקלות, פשוטות כמסובכות – כולן צריכות לעבור תחת זכוכית המגדלת של היועץ המשפטי, אבל במהירות וביעילות.
לקראת מסיבת עיתונאים, קבעו תיבת מסרים ובה ארבעה או חמישה מסרים קבועים עליהם תחזרו בכל פעם, שיהוו את תמצית עמדתכם בנושא.
המסרים ילוו אתכם גם לאחר מסיבת העיתונאים, במהלך הטיפול במשבר. לאחר ההתארגנות וקביעת המסרים החשובים, יש להתראיין, להשיב על כל השאלות ולהקפיד לתעד את כל הופעותיכם, כדי למנוע העברת מסרים סותרים.
להשתמש ברשת ולא להשאיר גחלים לוחשות
לגבי עדכונים ושיחות עם עיתונאים – הפכו להיות היוזמים, תדרכו עיתונאים, צאו לבקר את הנפגעים, הבהירו כי אתם מטפלים באירוע ועוקבים בדאגה אחר המתרחש. נצלו את אתרי החדשות והפורומים באינטרנט – האינטרנט הוא מקור מידע זמין המתעדכן באופן שוטף ומאפשר הדדיות. השתמשו ברשת כדי לעקוב אחר הכיוונים אליהם נוטה דעת הקהל ולנטרל התלקחויות נוספות. בשל המיידיות והנגישות, לעתים קרובות האינטרנט הוא בסיס לשמועות ולמידע חלקי, אך שלא כמו תקשורת מודפסת, כאן ניתן להכניס תיקונים ועדכונים שוטפים.
הראו לציבור שאכפת לכם – פתחו מיד מוקד מידע והושיבו בו אנשים שיוכשרו לתת לציבור תשובות באופן רהוט ומכובד, הנחו את אנשי המוקד שלא להשיב לשאלות שאין עליהן תשובות כרגע, אלא לרשום את השאלות ולחזור אל הפונים עם עדכונים, כשאלה יהיו זמינים.
עדכנו את אתר האינטרנט של החברה, כמו גם עמוד הפייסבוק והיוטיוב, אלה הם ערוצי התקשורת היחידים בהם אתם שולטים. לכן הם האמצעי שלכם להעביר מידע ישיר לציבור. אל תשכחו לעדכן את האתר ולהיעזר בו להעברת מידע, מסרים וגם שאלות ותשובות ועוד. במידה וחלילה יש נפגעים באירוע, הציבו מיד בערוצים אלה התייחסות מתאימה והשתתפות בצער המשפחות. אתר חברה שאינו מתייחס לאסון, יגרום לחברה להיתפס כאטומה וכחסרת רגישות.
ולבסוף – זכרו, משבר הוא משבר והוא לא מסתיים עד שהוא אינו גמור. אסור להשאיר גחלים לוחשות ואסור להשאיר משברים בלתי פתורים, כי הם עלולים להתלקח שוב ולהכות בכם ביתר שאת.