אפקט כנס מצטבר: משרד יח"צ בכנסים

כנס הוא כלי בארגז הכלים התדמיתיים של ארגון. הזדמנות מיוחדת עבור הארגון לפגוש את קהלי היעד שלו בצורה ישירה, בלתי אמצעית, ולתקשר מסרים מתוכננים באופן פרונטלי.

בהוויה הדיגיטלית של ימינו, להשקפתנו, כנס הוא כלי חשוב! זהו כלי שמצריך השקעת משאבים ועל כן חשוב למקסם אותו ככלי שיווקי ולמקסם תועלות לעלותו.

יח"צ לכנס, לשיטתנו, הן דרך אפקטיבית לשפר את האפקטיביות של הכנס עבור הארגון, הן מבחינה תדמיתית והן מבחינת השגת המטרות שלשמן הכנס מופק

כמו בצה"ל גם יח"צ לכנס מתחלק לשלושה חלקים ולכל חלק מטרה אחרת:

1.     שלב התכנון והפרסום המקדים וגיוס חסויות –

הגדרת המטרות השיווקיות והמסרים המדויקים שנרצה להדהד –

יצירת תוכנייה, גיוס חסויות, גיוס מרצים והגדרת הלו"ז לכנס.

הנה מספר דוגמאות לפעולות יח"צ שניתן לבצע בשלב המקדים :

•         כתיבת טורי דעה של אנשים המשתתפים בכנס סביב המסרים שבהם יעסוק הכנס.
•         העברת מידע לתקשורת בנודע למחקרים ומידע שיהיה בכנס וחשיפתו בכלי תקשורת פופולאריים.
•         קמפיינים דיגיטאליים לקהלים מטורגטים בהם ראשי הארגון ו "סלבס" מהתחום מזמינים את המבקרים לבוא ולהיפגש איתם בכנס. וכמובן הרשמה בעזרת כלים טכנולוגיים והעברת מסרים של : את לא יכולה להרשות לעצמך לא להיות באירוע המרכזי השנה ….
•         פרסום מודעות והסכמי ברטר עם כלי תקשורת מובילים – בתמורה לסיקור הכנס, הצבת דוכן בכנס עצמו והסכמי פרסום.

2.     במהלך הכנס:

דוברות במהלך הכנס למקסום האפקט על קהלים שלא הגיעו פיזית לכנס – 'נוציא' כותרות משמעותיות וחדשותיות , תקצירים חשובים, סרטונים של המשתתפים שאמרו דברים חשובים תמונות של אחמי"ם המגיעים ועוד. למרות הבהילות יש להקפיד גם כאן על ציטוט נכון ועל תמונות שיש לכם זכויות יוצרים עליהם.

3.     בסיום הכנס ובימים לאחריו

•         עם סיום הכנס יש למקסם פרסומים ככל הניתן : כתבות על הכנס עצמו, כותרות והודעות רכילות ומידע מקצועי.
•         חלק מתפקידו של היחצן הוא להודות למשתתפים (תוך שמירה על קשר איתם) ולנותני החסות (איתם נרצה להיות בקשר גם בכנס הבא ).
•         ליקוט וריכוז של כל החומרים שפורסמו ויצאו לצרכי תיעוד.

כנס הוא אירוע משמעותי שעולה במשאבים רבים ומיצר תהודה לעשיה של הארגון. תפקידו של משרד היח"צ, לנצל את ההוצאה הכבדה על מנת למקסם את החשיפה ולתת ללקוחות ערך מוסף.